INFORMATIVA SUL SISTEMA DI SEGNALAZIONE DI VIOLAZIONI AI SENSI DEL D.LGS. N. 24/2023 (C.D. DECRETO WHISTLEBLOWING)
La società G4 Vigilanza Spa promuove e favorisce la diffusione di una cultura aziendale della legalità caratterizzata da comportamenti corretti e garantisce la predisposizione di sistemi e procedure volti a prevenire, gestire ed eventualmente segnalare internamente eventuali illeciti, irregolarità o violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità aziendale, di cui si sia venuti a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo.
A tal fine è stato istituito un sistema di gestione delle segnalazioni di possibili violazioni rilevanti ai sensi del recente d.lgs. n. 24/2023 (c.d. Decreto Whistleblowing) attraverso appositi canali, sicuri e riservati, che garantiscono la tutela dell’identità del soggetto segnalante.
1. Cosa si intende per violazioni rilevanti ai sensi del d.lgs. n. 24/2023?
Possono essere oggetto di segnalazione, da parte di coloro che prestano la loro attività lavorativa (lavoratori dipendenti con qualunque tipo di contratto; stageur) o che intrattengono rapporti con la Società (consulenti; fornitori di beni e servizi; persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza), circostanze e condotte – commessi da dipendenti, da soggetti che esercitano funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza nella Società o da terzi – negligenti, illecite, irregolari o non corrette delle quali si è venuti a conoscenza nello svolgimento delle proprie funzioni e/o nello svolgimento della attività lavorativa. A titolo esemplificativo e non esaustivo, le segnalazioni possono riguardare le seguenti categorie di illeciti:
a) illeciti amministrativi, contabili, civili e penali;
b) violazioni dei Regolamenti disciplinari adottati dalla Società;
c) qualsiasi notizia riguardante possibili reati, illeciti o qualunque condotta irregolare o non conforme a quanto stabilito dal d.lgs. n. 231/2001 (a titolo esemplificativo, atti di corruzione, in tutte le sue forme, delitti contro la pubblica amministrazione, reati societari, reati ambientali);
d) qualsiasi notizia riguardante possibili condotte contrarie alle disposizioni normative, nazionali o dell’Unione europea, o qualunque condotta illecita o non conforme che possa configurare, a titolo esemplificativo:
• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali (anche costituenti attuazione del diritto dell’Unione europea) relativi ai settori indicati nel Decreto Whistleblowing (per esempio, appalti pubblici, prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza e conformità dei prodotti, protezione dei consumatori, tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi, ecc.);
• atti od omissioni costituenti frode (o altra attività illegale) che lede gli interessi finanziari dell’Unione europea;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno dell’Unione europea (per esempio, violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, ecc.);
• atti o comportamenti che, comunque, vanificano l’oggetto o la finalità degli atti dell’Unione europea nei settori di cui sopra.
Il segnalante dovrà specificare che si tratta di una segnalazione rilevante ai sensi del d.lgs n. 24/2023 in relazione alla quale intende mantenere riservata la propria identità e beneficiare delle tutele previste nel caso di eventuali ritorsioni.
Non possono essere oggetto di segnalazioni:
- le mere voci o i “sentito dire”;
- le doglianze di carattere personale del segnalante o sue rivendicazioni/istanze che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro o lamentele legate ai rapporti col superiore gerarchico o colleghi.
2. Quali sono i canali a disposizione per effettuare una segnalazione?
I canali interni istituti dalla Società sono i seguenti:
• Piattaforma informatica
Sul sito della Società https://www.g4vigilanza.it/ è disponibile una piattaforma, accessibile da qualsiasi dispositivo e provvisto di una connessione internet, che utilizza modalità informatiche –su protocollo sicuro “https” –e ricorre a strumenti di crittografia per garantire la riservatezza dell’identità del segnalante, nonché del contenuto delle segnalazioni (e della relativa documentazione, ove presente). Il link al sistema di segnalazione online è https://whistleblowing.g4vigilanza.it/.
I segnalanti decidono autonomamente se restare anonimi o dichiarare le loro generalità.
• Posta interna o posta ordinaria:
E’, altresì, possibile inviare la segnalazione tramite posta elettronica alla casella mail:
m.denti@g4vigilanza.it o per iscritto in busta riservata e personale inviata al Referente Whistleblowing c/o Via A. Cozzaglio, 22, 25125 Brescia BS . In questo secondo caso, come previsto dalle Linee Guida Anac, la segnalazione deve essere inserita in due buste chiuse: la prima con i dati identificativi del segnalante, unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento (laddove il segnalante voglia essere identificato); la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione. Entrambe le buste devono poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “STRETTAMENTE CONFIDENZIALE, Referente Whistleblowing SOCIETA’ G4 Vigilanza Spa ".
• In forma orale:
Tramite richiesta di incontro diretto con il Referente Whistleblowing, previa fissazione di appuntamento.
All’uopo potrà essere utilizzato il seguente indirizzo mail m.denti@g4vigilanza.it, avendo cura di specificare nell’oggetto la seguente dicitura:
“SEGNALAZIONE WHISTLEBLOWING G4 Vigilanza Spa -RICHIESTA APPUNTAMENTO”.
In occasione dell’incontro, la segnalazione, previo consenso del segnalante, è documentata a cura del Referente mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto, oppure mediante verbale. In quest’ultimo caso il segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro mediante la propria sottoscrizione.
Tutte le segnalazioni sono oggetto di protocollazione riservata, anche mediante autonomo registro, da parte del Referente.
Le segnalazioni possono essere effettuate anche in forma anonima. La Società si riserva tuttavia di approfondire le segnalazioni anonime solo se adeguatamente documentate, in conformità alle disposizioni del d.lgs. n. 24/2023 ed alle Linee Guida Anac.
Fermo restando l’utilizzo preferenziale dei canali di segnalazione interna sopra descritti, soltanto nei casi previsti dall’art. 6 del D.Lgs. n. 24/2023** il segnalante potrà ricorrere a canali esterni istituti dall’Anace disponibili sul relativo sito.
**La persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:
a) non è prevista, nell'ambito del suo contesto lavorativo, l'attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dall'articolo 4;
b) la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna ai sensi dell'articolo 4 e la stessa non ha avuto seguito;
c) la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
d) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
3. Cosa deve essere riportato nella segnalazione?
Di seguito si forniscono alcune indicazioni per una corretta compilazione della segnalazione, valide per qualsiasi canale sia prescelto dal segnalante, in particolare nel caso in cui non venga utilizzato la piattaforma informatica dedicata che comporta la compilazione dell’apposito form. La segnalazione dovrebbe prevedere almeno l’indicazione delle seguenti informazioni:
1) Società e struttura aziendale a cui si riferisce la segnalazione;
2) eventuale presenza di un interesse privato collegato alla segnalazione;
3) tipologia di violazione;
4) descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
5) data o periodo in cui sono avvenuti i fatti segnalati;
6) modalità con cui si è venuti a conoscenza dei fatti segnalati;
7) soggetti e funzioni aziendali coinvolte nei fatti segnalati.
La segnalazione può inoltre contenere le seguenti informazioni utili alle indagini:
8) eventuali beneficiari dei fatti segnalati;
9) eventuali soggetti danneggiati dai fatti segnalati;
10) eventuale valore economico dei fatti segnalati;
11) eventuali terzi coinvolti nei fatti segnalati (fornitori, clienti, ecc.);
12) eventuali informazioni utili per verificare la veridicità della segnalazione;
13) ogni altra informazione utile.
La segnalazione può inoltre essere corredata da eventuale documentazione a supporto.
4) Chi gestisce le segnalazioni?
La Società ha individuato un apposito Referente Whistleblowing, autonomo e specificamente formato incaricato di ricevere e gestire le segnalazioni in linea con la normativa e la procedura aziendale.
Qualora una segnalazione dovesse essere ricevuta da un soggetto appartenente al contesto lavorativo ma diverso dal Referente Whistleblowing (ad esempio, il superiore gerarchico del segnalante), detto soggetto ha l’obbligo di trasmettere la segnalazione, con immediatezza (e comunque non oltre 7 giorni dalla ricezione) ed in via esclusiva, al suddetto Referente, previa informativa al segnalante.
5. Quali sono le tempistiche di gestione della segnalazione?
Entro 7 giorni dal ricevimento della segnalazione viene inviato al segnalante apposito avviso di ricevimento ed entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione della segnalazione, viene fornito riscontro, anche interlocutorio, in merito alle soluzioni previste o adottate per dare seguito alla segnalazione.
Il segnalante può, in qualunque momento, chiedere informazioni al Referente circa lo stato di avanzamento del procedimento di gestione della segnalazione mediante l’invio di apposita richiesta.
